Compte-rendu des réunions du comité d’organisation de la Coupe de France des 10 avril et 14 mai 2009 - Le 23 Mai 2009 - COMMUNICATION
Ce qui est fait : Nous avons arrêté le visuel de la coupe de France (joint à ce document) Le tee-shirt de promotion aura en supplément le logo des six équipes participantes sur le dos et le même logo sur la poitrine (avec un coq en plus), pas de teeshirts STAFF car trop onéreux. Prévoir l’impression des Logo pour la gestion du Score Board. Nous pouvons compter sur une aide financière du village Oxylane Décathlon Mérignac.
L’affiche et les flyers aurons les mêmes visuels avec les informations précises telles que le lieu de la compétition et les mentions « gratuit et restauration sur place » pour rester sur la charte graphique choisie. Prévoir d’imprimer la campagne « le Footy pour les Nuls » en 1mx2m. à exposer sur les 10 grilles de présentations mises à disposition.
Le Conseil général nous assure une aide financière.
Ce qu’il reste à Faire : Faire un point sur les devis : Stéfica (actuel imprimeur de Corps à Cœur) et deux autres fournisseurs pour la fourniture des tee-shirts et autres affiches et flyers.
Confirmer le contenu de la plaquette distribuée par la mairie de Saint Médard.
Prévenir Tous les médias susceptibles de couvrir l’évènement : Radio, Journal, internet et réseaux CROS, Conseil Général.
Relancer le Conseil régional afin d’avoir une aide : Trophés, médailles et autres objets de promotion de la région à offrir aux gagnants. Etablissement du programme que nous allons distribuer URGENT. A noter que nous allons vendre ce dernier qui aura valeur de bon pour une initiation gratuite au Football Australien et Boomerang.
Le temps des matches passe à 2 mi-temps de 15 minutes avec l’introduction de concours et démonstrations :
* à 11h : le concours du joueur le plus costaud (concours de pompes)
* à 12h : le concours du joueur le plus rapide (course avec rebond sur 60 mètres)
* à 13h : le concours du plus long kick (kick de précision)
Et à 15h l’équipe des 12-16 ans des Bx Bombers fera une démonstration.
Il faut penser à trouver des lots pour les gagnants de ces concours. Si vous avez des idées, n’hésitez pas à nous les soumettre.
Mise en place d’une Tombola
PARTICIPANTS
Ce qui est fait : Les dossiers d’inscription ont été envoyés aux équipes participantes et leur retour est prévu pour le 20 Juin. La décision à été prise de régler l’implantation des poteaux de football australien avec l’entreprise partenaire PRO-SPORT et nous demandons aux autres équipes si quelqu’un peut se charger de vendre des ballons le jour de la manifestation.
Ce qui reste à faire : Confirmer la présence de la sécurité sur la zone de camping et gérer le roulement des équipes sur les 4 vestiaires (dont nous aurons les clés) dans lesquels les joueurs pourront laisser leurs effets personnels de valeurs. Etablir un planning de présence à l’initiation.
Fournir aux équipes tous les éléments de communication disponible afin de maximiser l’impacte promotionnelle de l’évènement au niveau national.
Confirmer par une demande de courrier officiel auprès du service des sports pour l’intervention de l’entreprise Pro-Sport ainsi que l’accord de principe sur la propriété et les responsabilité concernant les poteaux de football australien ainsi que de leurs fourreaux sur un terrain accessible à tous. Définition de la date d’intervention au plus vite : temps de séchage du béton : 3 semaines minimum.
BUVETTE / RESTAURATION / ACCUEIL
Ce qui est fait :
Demande d’autorisation de débit de boisson degrés 1 et 2 + demande d’autorisation pour la mise en place du camion « Fil des pates ». Confirmer auprès du gérant Frank SCHMITT (www.aufildespates.com) dès réception de l’accord de la mairie. S’assurer de faire parvenir le présent compte rendu aux services et partenaires de la manifestation : services des sports, service jeunesse, Association Estran, Association Boomerang 33 et Société Boomerang 33.
Un accord verbal (qui devra se traduire au plus tôt par une convention avec la société « Au fil des pâtes » stipule que nous aurons l’exclusivité sur la vente des boissons. L’association Corps à Cœur aura cependant sa charge la vente de tickets repas correspondant aux menus proposés. Ceci ayant pour but de faciliter la gestion de la restauration destinée au public et d’avoir une idée sur le nombre de repas distribués.
Nous prévoyons un grand buffet (constitué de nourriture apportée par les membres de Corps à cœur) pour le Staff et les équipes sous le grand chapiteau « Staff + teams ».
Ce qui reste à faire : Solliciter tous les membres de l’association afin de participer à l’approvisionnement du buffet froid. Il est impératif de s’accorder sur les tarifs des boissons avec l’association l’Estran. Définir si oui ou non nous utiliserons des gobelets en plastique ou si nous devons en acheter. Effectuer une liste de tous les bénévoles afin de les placer sur les différents pôles d’activités. (noms, prénoms et numéros de téléphones seront demandés)
Installation et décoration du stand accueil, du stand de développement durable, du chapiteau STAFF + TEAMS et de la buvette. (Il est possible d’empreinter des plantes aux magasins locaux en échanges de communication sur site SE RENSEIGNER RAPIDEMENT avec Duperrier St Médard).
Prévoir de contacter ADEME ou un autre organisme de développement durable ainsi que les services de la mairie afin d’avoir le nécessaire pour trier et stocker les déchets. Nous cherchons des boites de pellicules photos pour en faire des cendriers de poches pour que les gens ne jettent pas leurs mégots n’importe où ! (Fred a déjà récupéré quinze grandes boites de conserves pour en faire également des cendriers sur le site). Prévoir au minimum 3 tables supplémentaires pour la confection de Boomerang sur le lieu d’initiation Boomerang 33.
Prévoir la communication par panneaux d’indications : zone camping joueurs, zone STAFF + TEAMS, zone parking réservées aux joueurs (Ball’enJall’) et autres indications pouvant aider à l’accès où à la simple circulation sur le site.
TOURNOI / ARBITRES / RECOMPENSES
Ce qui est fait : Appel auprès de plusieurs arbitres internationaux venant de Londres, des pays Bas et d’Espagne. Ce qui reste à faire : Faire le point sur les conditions d’hébergement des arbitres et de leur éventuelle rémunération. S’assurer du bon déroulement du programme annoncé, faire les feuilles de Match pour chaque équipe (dossiers Coupe de France), imprimés pour les arbitres de Goals et pour la Table de Marque.
Se procurer de film Velléda blanc et adhésif pour l’appliquer sur le Score Board des Bombers. Prévoir des gros marqueurs, un chiffon et un socle pour mettre en hauteur et en évidence le score des Matches. Prévoir un encart avec le logo imprimé de chaque équipe.
S’assurer de l’obtention de récompenses (conseil régional et/ou Trophées sculptées par le Tailleur de pierre Thierry Zohar qui a confectionné les Trophées de la première édition de la Coupe de France).
Prévoir la présence des élus, du maire de Saint-Médard-en Jalles pour l’inauguration du Terrain de Football Australien en effectuant un courrier.
Inviter le président du Comité Régional Olympique et Sportif à la remise des Trophées ainsi que des représentants des partenaires de l’association ou de l’évènement.
La prochaine réunion du comité aura lieu le vendredi 12 Juin dans une des salles de réunion situées derrière la mairie de Saint-Médard-en Jalles.
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Informations complémentaires concernant votre association :
La section SE AGARRE de Capoeira présentera une Démonstration et initiation les :
6 juin à St Aubin à l’occasion de la journée de l’enfance de 15h à 18h
Et 27 juin pour la fête de quartier à Hastignan avec le centre social l’Asco de 15h à 18h.
Les initiations de Football Australien effectués au Village Oxylane se sont très bien déroulées et l’équipe Cadette B-Grade des Bordeaux Bombers se déplace une nouvelle fois ce samedi 23 mai 2009 sur Saint Aubin pour une initiation destinée aux jeunes de Saint Aubin.
L’équipe seniors A-Grade des Bordeaux Bombers se déplace sur Toulouse (Grenade exactement) ce lundi 1er Juin 2009 pour la 3ème et dernière journée du Championnat afin de rencontrer l’équipe de Montpellier : Les Fire Sharks. Un second déplacement sur Toulouse est prévu pour un match amical avec les Crocos de Toulouse le samedi 13 Juin 2009. Ce qui permettra à cette nouvelle équipe de s’exercer avant la prochaine Coupe de France le 4 Juillet 2009 à Saint-Médard-en-Jalles. Nous pouvons aussi vous annoncer que la Fédération omnisport Léo Lagrange nous a officiellement accepté come adhérents. Il suffit de rectifier cette spécificité sur nos statuts au plus vite afin de bénéficier leur soutien.
Nous pouvons ajouter la toute nouvelle implication d’un stagiaire en Gestion Logistique dans l’organisation de cette Coupe de France : Myckael Thongsamooth. Nous lui souhaitons la bienvenue dans cette belle aventure !
Nous vous remercions pour le support que vous nous accordez et vous demandons de conserver cet enthousiasme pour le développement de ces activités.
Sportivement,
Frédéric Zohar
Président de Corps à Cœur Association.
